Rad na daljinu i novi koncepti poslovnih prostora

Naše dosadašnje iskustvo rada na daljinu je bio svojevrsni globalni eksperiment. To će nam iskustvo, takođe, omogućiti uvide u najefikasnije radne prakse. Šta smo dosad naučili?

Ilustracije: ‘Work Design’ magazin

WorkDesign, magazin za arhitekturu namenjen projektantima radnih prostora piše da je “Dizajnerima svojstveno rešavanje problema. Tako je i sa dizajnerima enterijera, koji stalno nastoje da za klijente stvore i izgrade najotpornije okruženje, pomažući u gradnji jednog novog, zdravijeg, produktivnijeg okruženja, a uz primenu svojih iskustava iz kulture kancelarijskog rada koja bi se razlikovala od konkurentskih. Znamo da jednoličnost i uniformnost ne odgovaraju svima, što je postalo još očiglednije otkad se bavimo pandemijom. Naše kolektivno radno iskustvo na daljinu je bio eksperiment u kojem smo se našli svi mi, i to nam je iskustvo pružalo uvid u ono što bi trebalo da radimo na najefikasniji način.”

Šta smo naučili?

Nebrojene kompanije i čitave industrije su dosad naučile da njihovi zaposleni, ako im se omoguće optimalni uslovi, mogu bolje upravljati svojim „fokusiranim radom“ od kuće (što je obično oko 50% vremena većine zaposlenih na ovaj način). Iako je individualna produktivnost ključna briga, potreba čoveka da kao društveno biće bude u društvu sa drugima je oduvek bilo od podjednako ključne važnosti; cilj je, između ostalog u osnaživanju radnih timova u kompanijskim kancelarijama, učvršćivanju društvenih odnosa i osiguravanju nesmetanog odvijanja kompanijske filozofije i njene poslovne misije. Srećom, alati za virtuelnu saradnju su obogatili  izgradnju virtuelnog tima među raštrkanim osobljem, donekle ublaživši nedostatak ličnog kontakta.

Sve navedeno pokreće brojna pitanja o tome kako bi radno mesto moglo i trebalo da izgleda sledeće godine, ali i u budućnosti. Ona zaista kritično važna radna mesta promovišu veze između celokupnog osoblja, bilo da razmenjuju ideje na radnoj tabli u sobi za sastanke, ili da čavrljaju pokraj aparata za kafu… ili su na video-pozivu sa kolegom koji radi na daljinu.

U budućnosti su izvesni novi pristupi i prakse za one organizacije koje traže smislenije i svrhovitije lične susrete, i zaposlenih koji traže isključivo međuljudsku povezanost i grupnu aktivnost. Radno mesto bi trebalo da daje veću vrednost pristupu tipa „We Space“; oživljavanje prostora za udruživanje, što će omogućiti da, recimo, kompanijski kafei prerastu u lokacije za neposredne susrete, uz druge vrste mesta posebno osmišljenih za okupljanje zaposlenih, itd.

Danas, dok procenjujemo efekat COVID-19 na naše radno okruženje, moramo razmišljati o tome kako rad svakodnevno doprinosi ključnim ciljevima poslovne strukture čiji ste sastavni deo, ali i na koji način dobijate energiju i motiv koji podstiču vaš rad. Baš kao i ovaj virus – koji se ne može videti – tako je sveprisutna i kultura poslovanja. U budućnosti će fizičko radno mesto služiti za negovanje poslovne kulture, istovremeno imajući u vidu i ovu novu koja pripada “virtuelnim delatnostima”, i koja je od uvođenja proletnjeg karantina do danas znatno uznapredovala. U međuvremenu se pojavljuju i nove grupe kompanijskih lidera. Spretni i izdržljivi zaposleni uspevaju da ostaju fokusirani, kreativni i inovativni. Oni pomažu u deljenju svog prostora sa drugima u svojim virtuelnim krugovima, imajući konkretne koristi od “kulture digitalnog radnog mesta”.

S obzirom na ove značajne promene u kulturi i ponašanju tokom poslednjih šest meseci, dizajneri moraju svojim klijentima da postavljaju neka kritično važna pitanja. Šta je nova kancelarija nakon COVID-19 i šta je zaista najvažnije za zaposlene danas? Da li u budućem „proređenom“ i poslovno „raspršenom“ svetu nakon izbijanja pandemije još uvek ima smisla tradicionalni odnos tipa „jedan radni računar po osobi“? Da li bi, umesto toga, trebalo osmisliti fizička mesta za sastanke, saradnju i druženje? Kako bi se na najbolji način mogla osnažiti misija i ciljevi vaše kompanije? I, kako zaposlenima možemo pružiti alate i okruženje potrebne da bismo bili efikasni kod kuće ili u kancelariji?

Stvaranje fluidnog (neometanog) radnog okruženja kao “nova normala” u poslovanju

Godinama su dizajneri govorili o „trećem prostoru“ ili nekom dodatnom (“ne-poslovnom”, ili kućnom) izboru, poput okruženja za kooperaciju ili kafea. Da li je vreme da tradicionalna kancelarija postane taj treći prostor? Da li bi kancelarija trebalo da se odrekne davanja računara zaposlenicima kako bi ih upotrebljavali u privatnim prostorima ili će se, umesto toga, osloniti na svoju ulogu „prostora za sastanke“ – odnosno, prostora koji je osmišljen za podršku saradnji i povezivanju?

Razvili smo koncept za novi hibridni model koji bi podstakao fluidno radno okruženje u kojem radno iskustvo fizički i virtuelno ko-egzistiraju. Timovi bi mogli da nastave da inoviraju na obe platforme, podržavajući individualne stilove rada izborom i autonomijom, a istovremeno omogućavaju zaposlenima da odluče da li žele da se povežu sa kolegama u sobi za sastanke… ili bi da rade na daljinu? Napokon, jedna od bitnih stavki je stvaranje mesta za međusobno povezivanje, lokacija koja pružaju značenje radnom mestu i energiju potrebnu za napredovanje i obavljanje važnih poslova. U kancelariji će ovo biti olakšano prostorima za sastanke i „tribinama“, odnosno „govornicama“  (Host Stands).

Ukoliko se za to ukaže potreba, novi, hibridni modeli radnog prostora se takođe mogu “razdeliti” na nekoliko relativno intimnih, zatvorenijih prostora (koliko to dozvoljavaju zdravstveni i bezbednosni protokoli), namenjenih uglavnom manjim timovima sastavljenim od najviše četiri osobe. Ovo olakšava kako individualni rad tako i sastanke. Razvoj malih timskih prostora, koji uravnotežuju sastanke sa fokusiranim radom podstakao bi fluidan, nesmetan tok poslovanja i svestrane saradnje.

Kancelarija kao destinacija, a ne zadatak

Nastojeći da uvek idu napred, dizajneri su podstaknuti na preispitivanje načina na koje radno mesto zaista podržava pojedinačne radne stilove, fizičko i mentalno zdravlje, istovremeno nudeći upečatljiv lični doživljaj. Prostor za sastanke je zamišljen kao zaista mobilan: sa fleksibilnom infrastrukturom, kao što je demontažno-sklopivi zidni sistem, u kombinaciji sa nameštajem na točkićima, mobilnim površinama za pisanje i komfornom beskontaktnom tehnologijom. Takva fluidnost funkcija omogućila bi zaposlenima da na sedmičnom – čak i na svakodnevnom nivou – konfigurišu raznolike privremene radne prostore. Njihovom modifikacijom bi se moglo upravljati, a moglo bi se čak i “zakazivati” putem korporativne aplikacije; „sobe“ bi bile opremljene mobilnim „gostinskim“ kolicima, opskrbljenim odeljenim priborom, umotanim i zaštićenim, uz “odeljene” grickalice i pića – sve bi ovo omogućavalo da zaposleni budu fokusirani na zadatke, kako bi na najbolji način radili svoj posao – bez brige o zdravstvenoj bezbednosti radnih prostorija.

Na kraju, kako prelazimo u jednu novu eru “radnih stilova”, tradicionalna kancelarija se mora prilagoditi aktuelnoj situaciji, odustajući od privatnih (izmeštenih) radnih stanica da bi se, umesto toga, prihvatila uloga „Prostora za sastanke“ – onih koji su dizajnirani da podrže međusobnu saradnju i povezivanje – odredište koje nudi nešto što rad na daljinu ne može.

Kancelarijski pregled rada na daljinu

Održavanje kompanijske poslovne kulture – prva stvar o kojoj treba misliti

Uloga našeg fizičkog radnog okruženja u podršci i jačanju kompanijske poslovne kulture nikada nije bila važnija. Da bi se doprinelo tom trendu, predviđa se da na samom ulazu u kancelarije bude napravljen „Host Stand“ (govornica, pult za prezentacije), koji bi omogućio očuvanje atmosfere dobrodošlice; nova kultura poslovanja podrazumeva, recimo, i video-panele koji prikazuju tekući rad, predstojeće događaje i podatke o kompaniji – svi brendirani i vezani za kompanijsku misiju. Ovaj “domaćinski štand” bi, takođe, sadržao beskontaktne aparate za kafu i vodu, najmanje dve široko raspoređene sudopere za pranje ruku i dugačak pult oko kojeg bi se udobno mogli okupiti daljinski saradnici. Kancelarija započinje da preuzima ulogu „centralnog izvora“ za svoje zaposlene; ono je postalo neizbežno čvorište idealno za prikazivanje ciljeva i poslovnih zadataka na video-panelima ili projekcijama, pa čak i sa mestom za kupovinu kompanijskih promotivnih materijala (majice, duksevi, torbe, kačketi, fascikle, olovke itd).

Rad na daljinu biće zamenjen novim dizajnom poslovnih prostora

U prisećajući se donskorašnjeg načina rada, koje nikada dosad nije bilo neizvesnije, a na neki način ni uzbudljivije, ovo je pomeranje ka globalnom načinu rada i poslovnom ponašanju. Dizajnerima će ovakva situacija, sada, a i ubuduće, biti izazovna po pitanju brojnih novih praksi, ali i uz istovremeno otvaranje brojnih mogućnosti. Ovo je prilika za inovacije i pomeranje granica onoga što mislimo da „radimo“, kao i načina na koji definišemo „kancelariju.“ Sve oko nas podržavaće naše, svačije lično iskustvo, a mi smo u mogućnosti da u ovom post-pandemijskom svetu razvijemo, zamislimo, osmislimo i primenimo ove nove načine rada. Uobičajeno je da je koncept poslovnih prostora usmeren ka podršci fizičkog i mentalnog zdravlja. Uz ovaj dublji uvid o prostornoj svesti i senzornim komponentama – poput čula dodira i vida – dizajnerima je omogućeno da iniciraju veće značenje prostora koje kreiraju; jer, ova okruženja pružaju psihološku sigurnost, i biće mesta u kojima želimo da živimo, radimo i igramo se. Ravnoteža fizičkih i virtuelnih radnih iskustava postaće norma za mnoge poslovne strukture, a članovi tima – bez obzira gde se nalaze – nastaviće da sarađuju i inoviraju. Pa ipak, uprkos ovoj „novoj normali“, jedno ostaje sigurno: značajna lična iskustva i fizičko okruženje koje ih podržava su presudni za kompanije, kako bi se osiguralo da njihovi zaposleni ne samo što rade, već i napreduju.

Ilustracije: Work Design

WorkDesign.com 

In A Remote World, We Are Still Designing For Social Creatures

Gugl i Fejs očekuju povratak u kancelarije u julu 2021… Mogu li to i ostali?

Planovi za nastavak uobičajenog poslovanja bi bili nerealni sve do sledećeg jula. Ipak, možda se nešto i može naučiti iz načina na koji to planiraju velike kompanije.

Ovog leta su mnoge poslovne zgrade ostale gotovo prazne, a izvršni direktori su se uhvatili u koštac sa pitanjem vraćanja izmeštenih zaposlenika u zajedničke radne prostorije; sada se, među kompanijama kao što su Google, Facebook i Uber pojavio nezvanični datum ponovnog otvaranja: jul 2021.

Organizatori velikih događaja uživo, poput filmskih premijera, koncerata pa čak i Olimpijskih igara 2020. su takođe najavili početak priprema za dobrodošlicu publici – sledećeg leta.

Iako stručnjaci upozoravaju vlasnike preduzeća da se ne oslanjaju previše na taj raspored, ovo je korisna vest; jer, više informacija o tome kako se ove kompanije pripremaju za naredno leto pruža i više alata za određivanje datuma povratka svih ostalih.

Zapamtite datum – ili, možda, nemojte

Na jednu stvar Gugl i Fejsbuk ne računaju: na široko rasprostranjenu vakcinu, pa čak ni na široko rasprostranjen povratak u „staru normalu“.

Tista Goš je epidemiološkinja američkog Centra za obaveštenja i prevenciju bolesti (CDC) i nekadašnja prva glava zdravstvene službe Kolorada, a sada viši medicinski direktor u kompaniji za digitalnu zdravstvenu zaštitu ‘Grand Rounds’. Ona misli da je planiranje povratka na uobičajeni način poslovanja do sledećeg jula „poželjan pravac razmišljanja“. I mada postoje velike šanse da će dotad biti odobrena prva vakcina protiv korone, ona misli da još uvek nije jasno kolika će biti efikasnost bilo koje od budućih vakcina, kao ni kojom će brzinom i lakoćom moći da se distribuira širom Sjedinjenih Država.

Ipak, korporacije poput Gugla angažuju konsultantske firme i epidemiologe kako bi im pomogle u prikupljanju i tumačenju velikih količina informacija o efektima Covid-19 na javno mnjenje. Fejsbuk je u javnim izjavama o ponovnom otvaranju sledećeg jula naveo „smernice zdravstvenih i vladinih stručnjaka“. Uz to, Međunarodni olimpijski komitet sarađuje sa Svetskom zdravstvenom organizacijom i japanskom vladom na praćenju ove pandemije.

Velike kompanije se pozivaju na ovaj datum i raspored budućeg poslovanja na osnovu niza faktora, uključujući zapažanja o konkurentima, ankete kupaca, analizu trendova ponašanja i aktivnosti na društvenim mrežama. Prema Darenu Mahoniju, koosnivaču i glavnom analitičaru u CompassRed-u, ove kompanije čak prate kretanje ljudi putem objedinjenih podataka sa mobilnih telefona. Njegova agencija za analitiku podataka u Vilmingtonu, Delaver, pomaže velikim organizacijama poput profesionalnih sportskih liga i prodajnih lanaca da prouče i prognoziraju tržišne trendove; njegovi su klijenti tokom pandemije postali sve zainteresovaniji za praćenje brojnih anketa o zaposlenima, kupcima i drugim zainteresovanim stranama.

Kompanije koje procenjuju da bi svoje zaposlene mogle bezbedno vratiti “pod krov firme” i pre jula 2021. takođe ne bi trebalo obeshrabriti, smatra Mahoni. „Velike firme mogu sebi priuštiti da svoj raspored rada planiraju na zaista duge staze“, kaže on.

Štaviše, ‘gotovo da sebi ne mogu priuštiti a da to ne učine. Za kompanije čija je radna snaga mnogobrojna – i koju je, samim tim, i teže vratiti u kancelarije u kratkom roku – produžavanje politike daljinskog rada za još čitavu jednu godinu omogućava zaposlenima da bolje planiraju životni i radni raspored, posebno školsku godinu svoje dece, a pre no što se vrate za kancelarijski sto. Volstrit žurnal je objavio da su to faktori koji su izvršnog direktora Alfabeta, Sundara Pičaja naveli na odluku da Guglove kancelarije i nadalje ostanu zatvorene. Slično viđenje situacije izrazila je i portparolka Ubera. Ona je za San Francisko kronikl izjavila da „Kao kompanija potekla na fleksibilnom radu, želimo da našem timu pružimo fleksibilnost, izbor i dugoročnu jasnoću kako bi mogli da planiraju unapred“.

Drugim rečima, kada najavljuju povratak u julu 2021. godine, mnoge kompanije uzimaju u obzir vreme koje će njihovim radnicima trebati da se ponovo prilagode poslovnom životu, onoliko koliko uzimaju u obzir i verovatnoću za očekivanom pojavom prve vakcine.

Postoje i druge poslovne procene na duži rok, one zbog kojih bi jul 2021. za ove organizacije mogao biti rok neophodan za njihovo ponovno otvaranje, čak i ako Covid-19 tek treba da bude neutralizovan. Olimpijske igre su, recimo, jedinstveno takmičenje sa bezbroj zainteresovanih strana širom sveta, a održavaju se tek svake četvrte godine (ovog leta su izostale). Predsednik MOK-a Tomas Bah je u martu istakao da „otkazivanje Igara nije opcija“. Umesto toga, u saopštenju MOK-a o novim datumima je navedeno da će njihovo održavanje – tačno godinu dana od planiranog – obezbediti organizatorima „maksimalno vreme“ za suočavanje s efektima virusa, uz minimalizovanje poremećaja u međunarodnom sportskom kalendaru, uključujući Zimske olimpijske igre 2022. godine.

Nema jednog, univerzalnog rešenja za sve firme

Ponovno otvaranje kancelarija malo uoči ili malo nakon  jula 2021. u velikoj meri zavisi od vaših poslovnih ciljeva, kaže Patrik Kalahan, koosnivač i izvršni direktor kompanije CompassRed. Ako ste zabrinuti zbog odgovornosti ili vas pre brine održavanje vašeg poslovanja nego njegov rast, onda bi rad na daljinu mogao biti logičnije rešenje, kaže on. Sa druge strane – kada je reč o firmama koje svoje klijente moraju da sretnu licem u lice, ili se oslanjaju na okupljanje ljudi da bi podstakli inovacije, a samim tim i konkurentnost na tržištu – one bi, možda, bile spremnije da ponovo otvore svoje kancelarije. Mnoge kompanije vraćaju svoje radnike postepeno, umesto da rizikuju štetu koja bi mogla nastati prevremenim otvaranjem i ponovnim zatvaranjem.

Imaće smisla da se neka mala preduzeća odreknu svog poslovnog prostora, ostajući da u dogledno vreme rade isključivo onlajn, kaže Radž Kumar, predsednik, osnivač i glavni i odgovorni urednik Deveksa. Ova medijska kompanija obezbeđuje međunarodnim razvojnim organizacijama i velikim korporacijama da dobiju terensku pokrivenost kriza i katastrofa (medijsko pokrivanje prirodnih katastrofa i kriznih žarišta). Kumar u tu kategoriju svrstava svoju kompaniju koja ima stotinjak zaposlenih širom sveta. „Imali smo zakup na isteku, a (po izbijanju pandemije i karantinskih mera) nismo ga ni obnavljali“, dodaje on. „A zašto biste to i činili, i to baš sada, ako zaista nemate jasnu predstavu kada će stvari krenuti na bolje?“

Po mišljenju epidemiološkinje Triše Goš, dok američke male i srednje kompanije odmeravaju šire trendove na nivou čitave zemlje, one ujedno treba i da pomno prate podatke o zdravstvenom stanju na veoma lokalnom nivou. Ona kaže da bi, u cilju utvrđivanja roka za ponovno vraćanje radnika u kancelarije i na teren, vlasnici preduzeća trebalo da prate stopu zaraženosti i broj testiranog stanovništva u sopstvenim zajednicama, na mikro-planu; putem veb-lokacija lokalnih zdravstvenih odeljenja ili neprofitnih resursa poput ’Covid Act Now’ (sa kojim je njena kompanija u partnerstvu). Da biste dobili najsvežije informacije, ona preporučuje da direktno kontaktirate Dom zdravlja ili zdravstvenu ambulantu na lokalu, i pokušate da sa medicinskim osobljem uspostavite komunikaciju. „A onda preduzmite preporučene mere bezbednosti kako biste zaštitili zaposlene na radnom mestu.“

“Dosta se toga uči u hodu” kaže Goš, misleći na mehanizme širenja virusa SARS-CoV-2 kao i načine njegovog obuzdavanja; a kako vremenom bude priticalo sve više informacija, moguće je da će neke kompanije pomerati svoje unapred navedene termine otvaranja. A drugi će još uvek živeti sa određenom neizvesnošću o tačnom datumu ponovnog ulaska u kancelarije, pa će nastaviti postepeni povratak na radna mesta. „Želim da naglasim da je moguće ponovo otvoriti firmu na bezbedan način. Samo treba da pristupimo polagano i bez žurbe, metodično i postepeno.“

 

Inc.com

 

Iz radijusa:

 

How the post-COVID workplace will change business for the better

A New Normal: Touchless Offices In The Post-Pandemic World

Reopening: The Tech-Enabled Office In A Post-Covid World

How we’ll get back to the lab during COVID-19

Three Effective Ways to Improve Building Ventilation

In A Remote World, We Are Still Designing For Social Creatures

Applying a Holistic, Health-Focused Design Approach to Built Environments

5 Ways To Achieve A Healthier Work Space Now And After COVID-19

How to navigate the transition to remote work during the COVID-19 pandemic